企業の健全な成長に欠かせない予実管理。その実践ツールとして、Microsoft Excelは多くの現場で活用されています。導入の手軽さや、多くの従業員が操作に慣れている点は確かに魅力です。しかし、事業の拡大や管理レベルの要求が高まるにつれ、Excelでの予実管理に難しさを感じている経営企画担当者の方もいらっしゃるでしょう。集計作業の煩雑さ、データの信頼性に対する懸念、特定の担当者に業務が偏る属人化のリスクなど、課題は多岐にわたります。この記事では、まずExcelが予実管理で広く用いられる背景を整理し、その後、企業が直面しがちな具体的な課題について、効率性、精度・統制、システム選定の観点から掘り下げていきます。

１　なぜ多くの企業が「予実管理」にExcelを使うのか？

企業の経営管理、特に予実管理の現場でExcelが広く浸透している背景には、いくつかの明確な理由が存在します。特別なシステム投資をせずとも、ほとんどのオフィス環境ですぐに利用を開始できるため、「予実管理を始めたい」と考えた際の最初の選択肢になりやすい状況があります。多くの場合、以下が理由として挙げられます。

Excelの普及度と手軽さ、柔軟性

Excelが予実管理ツールとして選ばれる大きな理由は、多くのビジネスPCに標準搭載されている点、つまり圧倒的な普及度にあります。追加コストなしで利用を開始できる上、基本的な表計算や関数操作は、多くのビジネスパーソンにとって馴染み深いものです。このため、新たなツール習得の負担が少なく済みます。加えて、計算式の設定やグラフ作成、レイアウト調整など、比較的自由にフォーマットを設計できる柔軟性も持ち合わせています。これにより、企業や部門独自の管理項目に合わせた帳票を、初期段階では比較的容易に作成できる点がメリットと考えられます。

「とりあえず」始められる予実管理ツールとしての側面

予実管理体制の構築初期や、まだ管理プロセスが固まっていない新規事業などでは、Excelは手早くスタートを切るための有効な手段となり得ます。専用システムの導入には、通常、初期費用、導入期間、従業員トレーニングといったハードルが伴います。一方、Excelであれば、これらの投資や時間を最小限に抑え、既存の環境とスキルセットで基本的な予実対比表などの作成を迅速に開始できます。「まずはこの表計算ソフトで試してみよう」という判断は、特にリソースが限られた状況において、現実的な選択肢となります。

事業規模拡大や管理高度化で限界が見え始める

手軽さと柔軟性が魅力のExcelですが、企業の成長に伴い、管理対象となるデータ量や項目が増えると、その運用に限界が見えてくることがあります。例えば、部門や製品ラインが増加すると、データ入力や集計作業は格段に複雑化します。ファイルサイズが大きくなり動作が不安定になったり、ファイル破損のリスクが高まったりすることも少なくありません。また、複雑な関数やマクロが組み込まれると、作成者以外には修正が難しい状況、いわゆる「属人化」が進む傾向があります。複数担当者での同時作業が困難な点や、ファイルのバージョン管理が煩雑になる点も、管理業務の効率を低下させる一因です。

予実管理におけるExcel利用の功罪

Excelによる予実管理には利点と課題の両面があることがわかります。利点は、普及度の高さや手軽さ、柔軟性によって、多くの企業が迅速かつ低コストで予実管理を開始できる点です。導入初期においては、このメリットは大きいでしょう。一方で課題は、事業規模の拡大や管理要求の高まりと共に表面化する、効率性、精度、データ統制、属人性といった運用上の限界です。Excel自体に問題があるというより、企業の状況や管理目的の変化に対して、ツールとしての特性が合わなくなってくるケースがある、という認識が重要です。この運用限界が、経営判断に影響を及ぼすリスクにも繋がりかねません。 ここでは、多くの企業で予実管理にExcelが採用される背景にある、普及度や手軽さ、柔軟性といった利点を説明すると同時に、企業の成長に伴い、Excel運用には限界が生じやすい点も示しました。この利点と限界の両方を理解しておくことは、自社の予実管理体制を見直す上で大切な視点と言えます。

２　Excelによる予実管理が引き起こす「効率性」の課題

Excelは予実管理の初期段階で有効なツールである一方で、企業の成長と共に限界が生じる可能性があります。その限界は、日々の業務効率に直接的な影響を及ぼすことが考えられます。ここでは、Excelを用いた予実管理において、具体的にどのような非効率が発生しやすいのか、特に時間や手間がかかる作業を中心に見ていきます。

予算策定時のファイル配布・回収・集計の手間

多くの企業で、予算策定は各部門へのExcelファイルの配布から始まります。担当者は部門ごとにファイルを作成・送付し、入力されたファイルを回収後、マスターファイルへ転記・集計するという一連の作業を行う必要があります。このプロセスは、部門数が多くなるほど、また予算の修正依頼が繰り返されるほど、膨大な手間と時間を要します。配布したファイルのフォーマットが意図せず変更されたり、入力ルールが守られなかったりすると、集計作業はさらに煩雑になり、確認や修正のためのコミュニケーションコストも発生しがちです。

実績データの入力・転記作業とミスの発生

予算と実績を対比するためには、当然ながら実績データをExcelに取り込む必要があります。会計システムなどから実績データを出力し、それを予実管理用のExcelファイルに手作業でコピー＆ペーストしたり、直接入力したりする作業は、多くの企業で行われています。さらに、全社共通で収集・集計したい情報や帳票フォーマットとは別に、各部門がその事業特性に応じて独自の詳細な帳票で実績を管理しているケースも少なくありません。このような場合、まず部門内で管理用帳票から集計用のExcelにデータを転記し、さらにそのデータを全社用の予実管理Excelに再転記するといった、多段階の転記作業が発生しがちです。この手作業によるデータ移行は、単純作業でありながらも入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生しやすいポイントです。また、システム上の勘定科目や部門コードを、予実管理用のコード体系に合わせて読み替えながら入力するようなケースでは、作業はさらに複雑になり、非効率とミスのリスクを高める要因となります。

レポート作成のためのデータ加工作業の常態化

収集・集計された予実データは、そのままでは経営層や各部門への報告資料として使いにくい場合があります。そのため、報告先の要望に合わせて、Excel上でデータの並べ替え、必要な情報の抽出、グラフの作成、見栄えの良いレイアウト調整といった加工作業を行うことが一般的です。このレポート作成作業は、毎月、あるいは報告の都度発生し、予実管理業務全体の時間のかなりの部分を占めているケースも少なくありません。本来注力すべき差異分析や改善策の検討よりも、体裁を整えるための作業に多くの工数が費やされている状況は、決して効率的とは言えません。

月次決算早期化のボトルネックとしての予実管理業務

近年、多くの企業が迅速な経営判断のために月次決算の早期化に取り組んでいます。しかし、経理部門が実績データを確定させた後、経営企画部門などがExcelを用いて予実対比資料を作成するのに時間がかかると、経営層への報告タイミングが遅れてしまいます。前述のようなデータの収集・集計・加工作業に手間取ることが、結果的に月次での経営状況のタイムリーな把握を妨げ、意思決定の遅延に繋がります。このため、決算早期化の推進において、予実管理業務の効率化が重要な課題として認識されることが多くなってきています。

担当者の長時間労働と業務負荷の偏り

これまで述べてきたような、ファイル配布・回収、データ入力・転記、レポート加工作業といった非効率な業務が積み重なることで、予実管理を担当する特定の従業員に大きな負荷がかかる傾向が見られます。特に予算策定時期や月末月初などの繁忙期には、作業が集中し、長時間労働が常態化してしまうこともあります。このような状況は、担当者のモチベーション低下や疲弊を招くだけでなく、急な退職などによる業務停滞のリスクもはらんでいます。一部の担当者の「頑張り」に依存した予実管理体制は、持続可能性の観点からも課題があると言えます。
ここまでは、Excelによる予実管理が、予算策定時のファイル授受、実績データの転記、レポート作成といった様々な場面で、いかに非効率な手作業を生み出しやすいかについてご説明しました。これらの作業は、担当者の貴重な時間を奪うだけでなく、月次決算早期化の妨げや、業務負荷の偏りを引き起こす要因となり得ます。しかしながら、Excel予実管理の課題は効率性の問題だけではありません。

３　Excelによる予実管理に潜む「精度・統制」のリスク

Excelを用いた予実管理にはデータの正確性、つまり「精度」や、管理体制としての「統制」に関するリスクも潜んでいます。これらのリスクは、時に経営判断の質そのものに影響を及ぼす可能性もあるため、注意深く認識しておく必要があります。

数式エラー、参照ミス、マクロ不具合による数値の信頼性低下

Excelの柔軟性はメリットである一方、数式の入力ミスや、セル参照のずれ、コピー＆ペーストに伴う数式の不整合といったヒューマンエラーを引き起こしやすい側面も持ち合わせています。複雑な計算を行うためにマクロが組まれている場合、その動作が意図通りでなかったり、改修時に不具合が生じたりする可能性も考えられます。これらのエラーは、担当者自身も気づかないうちに発生しているケースがあり、誤った数値に基づいたレポートが作成され、経営層に報告されてしまうリスクがあります。数値の正確性は、予実管理の根幹であり、その信頼性が揺らぐことは避けなければなりません。

ファイル破損によるデータ消失リスク

予実管理で扱うExcelファイルは、年月の経過とともにデータ量が増加し、関数やマクロも複雑化していく傾向があります。こうしたファイルは、PCの性能や使用状況によっては動作が不安定になったり、予期せぬシャットダウンなどをきっかけに破損して開けなくなったりすることがあります。もし定期的なバックアップ体制が整っていなければ、長年蓄積してきた重要な予算・実績データが一瞬で失われるリスクに繋がります。破損ファイルの修復は困難な場合が多く、万が一データが消失した場合の業務への影響は計り知れません。

業務ブラックボックス化と引き継ぎの困難さ

特定の担当者が高度なExcelスキルを駆使して作り込んだ予実管理ファイルは、その担当者にとっては効率的かもしれませんが、他の従業員にとっては仕組みの理解や修正が非常に難しい「ブラックボックス」となりがちです。ドキュメントが十分に整備されていない場合、担当者の異動や退職が発生すると、後任者はファイルの解読に多大な時間を要したり、最悪の場合、誰もメンテナンスできなくなったりする可能性があります。これにより、予実管理プロセス自体が一時的に停止したり、品質が低下したりするリスクが生じます。

バージョン管理の不徹底とデータの不整合

複数の担当者が関与して予実管理ファイルを作成・更新する運用では、ファイルのバージョン管理が煩雑になりがちです。メール添付でファイルをやり取りしたり、共有フォルダ上で各自がファイルを更新したりする中で、「どれが最新の正しいファイルなのか」が不明確になることがあります。古いバージョンのファイルに基づいて作業を進めてしまったり、異なる担当者が別々のファイルを更新してしまったりすると、データに不整合が生じ、レポート数値の信頼性が損なわれる結果を招きかねません。

アクセス権限設定の限界と情報漏洩リスク

予実管理で扱うデータの中には、未確定の予算情報、部門別の詳細な業績、場合によっては人件費など、機密性の高い情報が含まれることがあります。Excelにもパスワード設定やシート保護といった機能はありますが、ファイル自体が容易にコピーされたり、メールで転送されたりするリスクは常に伴います。役職や担当業務に応じたきめ細かなアクセス権限の設定も、Excelの標準機能だけでは限界があります。こうしたセキュリティ面の脆弱性は、意図しない情報漏洩のリスクを高め、企業の内部統制上の課題となりえます。
Excelによる予実管理が抱える、数値の信頼性低下、データ消失、業務ブラックボックス化、バージョン管理の混乱、情報漏洩といった「精度・統制」面のリスクは、日々の業務効率を損なうだけでなく、経営判断の質や企業の信頼性にも関わる重要な問題です。次章では、これらの課題を踏まえ、予実管理システムの導入を検討する際に陥りやすい失敗や、注意すべきポイントについて考察します。

４　予実管理システム選定における「よくある失敗」と検討ポイント

Excelでの予実管理には効率性、精度、統制の面で様々な課題あり、これらの課題を解決する有効な手段として、予実管理に特化したシステムの導入が選択肢に挙がります。しかし、単にシステムを導入すれば全てが解決するわけではありません。システム選定のプロセスで注意を怠ると、期待した効果が得られないばかりか、新たな問題を生む可能性もあります。ここでは、システム選定時に陥りやすい失敗例と、事前に検討すべきポイントを見ていきます。

機能要件定義の曖昧さによるミスマッチ

システム導入でよく見られる失敗の一つが、自社の業務要件や課題を十分に整理・定義しないまま、製品の知名度やベンダーの提案内容だけでシステムを選んでしまうケースです。現状の予実管理プロセスのどこに問題があり、システム化によって何を改善したいのか、どのような機能が必要なのかを明確にしなければ、導入後に「必要な機能が足りない」「機能が多すぎて使いこなせない」といったミスマッチが発生しがちです。事前の丁寧な要件定義が、システム導入の成否を分ける重要なステップとなります。

現場部門（Excelユーザー）の抵抗と導入後の形骸化

新しいシステムを導入する際、実際にそのシステムを利用する現場部門の声が十分に反映されないことがあります。特に長年Excelでの業務に慣れ親しんだ担当者にとっては、操作方法の変更に対する抵抗感が大きい場合も少なくありません。トップダウンで導入が進められた結果、現場担当者が新システムを積極的に使わず、結局Excelでの運用が裏で継続されてしまう、といった「形骸化」のリスクがあります。導入効果を最大化するためには、企画段階から現場を巻き込み、操作性や導入メリットへの理解を促すことが重要です。

導入・運用コストの見積もり不足

予実管理システムの導入には、ソフトウェアのライセンス費用以外にも様々なコストが発生します。導入プロジェクトを支援するコンサルティング費用、自社業務に合わせたカスタマイズ費用、サーバーなどのインフラ費用（クラウドサービスの場合は月額利用料）、そして導入後の保守・サポート費用などです。これらの初期費用やランニングコストを含めたTCO（Total Cost of Ownership：総所有コスト）を正確に見積もらずに導入を進めると、後から想定外の費用が発生し、予算を圧迫したり、費用対効果が見合わなくなったりする可能性があります。

既存システム連携の考慮漏れ

予実管理システムは、単体で完結することは稀です。多くの場合、会計システムから実績データを、人事システムから組織や人員情報を、販売管理システムから売上見込情報を、といったように、他の既存システムとのデータ連携が必要になります。このシステム間連携の実現性、連携方式、開発にかかる工数やコストを事前に十分に検討・評価しておかないと、導入後に結局手作業でのデータ移行が必要になったり、データの二重管理が発生したりするなど、期待した効率化が実現できないケースが見られます。

将来的な拡張性や変化対応力の見極め不足

ビジネス環境は常に変化しています。事業の拡大、組織再編、M&A、管理会計手法の見直しなど、予実管理に求められる要件も変化していく可能性があります。システム選定時には、現時点での要件を満たすことだけでなく、将来的な変化にも柔軟に対応できるか、という視点（拡張性や柔軟性）を持つことが大切です。機能追加や設定変更が容易にできるか、新しい管理指標に対応できるかなどを見極めずに硬直的なシステムを選んでしまうと、数年後に再びシステム刷新が必要になるという事態を招きかねません。

5　予実管理の課題解決を支援する経営管理システムSactona

予実管理システムの選定プロセスにおける注意点として、要件定義の曖昧さ、現場の抵抗、コスト見積もり不足、システム連携の考慮漏れ、将来的な拡張性の見極め不足といった、陥りやすい失敗例を挙げました。システム導入はあくまで課題解決の手段であり、目的ではありません。適切なシステムを、適切なプロセスで選定・導入することが成功の鍵となります。Excel運用の課題、そしてシステム選定の難しさ、これらの課題解決を支援する具体的なソリューションとして、経営管理システムSactonaについてご紹介します。

スムーズな移行と活用促進

システム導入における大きなハードルの一つが、現場担当者の操作習熟と変化への抵抗感です。特に長年Excelに慣れ親しんできた方にとっては、全く新しいインターフェースへの移行は負担が大きい場合があります。Sactonaの最大の特徴は、インターフェースがExcelそのものである点です。ユーザーは使い慣れたExcelの画面上で、データの入力、確認、分析を行うことができます。これにより、システム導入に伴う学習コストや心理的な抵抗感を大幅に低減し、スムーズな立ち上げと現場での活用促進が期待できます。Excelの持つ優れた操作性や表現力を活かしながら、システム基盤のメリットを享受できる点が、大きなアドバンテージとなります。

データ収集・統合とワークフローによる効率化

Excel運用で見られた、ファイルの配布・回収・集計といった煩雑な作業や、手作業による実績データの転記ミスは、大幅な時間ロスと非効率を生んでいました。Sactonaは、これらの課題に対して、データ連携機能とワークフロー機能で対応します。基幹システムや他のサブシステムから実績データをCSVファイルで自動に取り込んだり、各部門が入力したExcelファイルを効率的に収集・統合したりすることが可能です。また、予算策定や実績収集といった一連の業務プロセスの進捗管理や承認プロセスを統合できます。これにより、手作業を大幅に削減し、業務のスピードアップとミスの削減に貢献します。

多次元データベースとレポーティング機能による分析・可視化の高度化

レポート作成のために、Excel上で都度データを加工・集計する作業は、担当者の大きな負担となっていました。また、定型的な分析に留まりがちで、深い洞察を得にくいという課題もありました。Sactonaでは、収集・統合されたデータが、分析に適した多次元データベースで一元管理されます。これにより、ドリルダウン（深掘り）やスライス＆ダイス（切り口の変更）といった多角的なデータ分析が容易に行えます。さらに、標準搭載されたレポーティング機能を使えば、月次報告書などの定型レポートを自動作成したり、経営状況をリアルタイムに把握できるダッシュボードを構築したりすることが可能です。分析業務の効率化はもちろん、その質の向上にも繋がります。

データ一元管理と権限設定による精度・統制の強化

情報セキュリティに関連するデータ精度や統制面での課題に対し、Sactonaは、全てのデータをサーバー上のデータベースで一元管理するため、ファイルの散在やバージョン不整合といった問題を防ぎます。また、ユーザーやグループごとに、入力・参照可能なデータ範囲や利用できる機能を制御できるアクセス権限設定機能を備えています。これにより、データの信頼性を高めるとともに、内部統制の強化と情報漏洩リスクの低減を図ることが可能です。

シミュレーション機能と拡張性による将来への対応力

Excelでは困難だった、複数の変動要因を考慮した精度の高い期末の着地見込や、様々なパターンの予算シミュレーションも、Sactonaであれば容易に行えます。多次元データベースを基盤とした強力なシミュレーション機能により、経営環境の変化に応じた迅速な意思決定を支援します。また、Sactonaは特定の業種・業務に特化した固定的なシステムではなく、企業の成長や管理手法の変化に合わせて、管理項目や計算ロジック、レポート様式などを柔軟に設定・変更できる高い拡張性を持っています。これにより、将来にわたって長く活用できる経営管理基盤を構築することに貢献します。

まとめ

本記事では、多くの企業で採用されているExcelによる予実管理に潜む、効率性、精度・統制面の課題、そしてシステム選定の難しさについて解説してきました。これらの課題を解決し、予実管理をより戦略的な経営管理プロセスへと進化させるためには、適切なソリューションの活用が不可欠です。経営管理システムSactonaは、「インターフェースはExcelそのもの」という独自の特長により、現場の使いやすさを維持しながら、データの一元管理、プロセスの自動化、高度な分析・シミュレーション、そして内部統制の強化を実現します。Excelの限界を超え、予実管理の高度化を目指す企業にとって、Sactonaは有力な選択肢の一つとなるでしょう。